Uus arhiiviseadus on vastu võetud

Riigikogu võttis 17. veebruaril vastu uue arhiiviseaduse, mis hakkab kehtima tuleva aasta algusest.
Eelmine arhiiviseadus kehtib Eestis aastast 1998 ja oli detailsem ning kehtestas 1990ndatel kujunenud dokumendi- ja arhiivihaldusele üksikasjaliku raami.
Et toonaseid nõudmisi on möödunud kümne aasta järel keeruline järgida, on kehtima hakkav seadus pigem raamseadus ja avaliku võimu keskne, selgitas Eesti Kirikule riigiarhivaar Priit Pirsko. Paljuski on uue seaduseelnõu koostamine tingitud üleminekust digitaalsele dokumendihaldusele.
Õigused ja kohustused  
Riigiarhivaari sõnul on Eestis kolme liiki arhiive: avalikud, eraarhiivid ja soovijatele arhiiviteenust pakkuvad ettevõtted ehk äriarhiivid.
Kirikule kuuluvate arhiivide puhul on tegu eraarhiividega, mida uus seadus otseselt ei puuduta. Uus seadus Priit Pirsko sõnul eraõiguslikesse dokumentidesse ei sekku, vaid puudutab peamiselt rahvusarhiivi.
Uue seaduse § 3 määratleb rahvusarhiivi kui haridus- ja teadusministeeriumi valitsemisalas oleva valitsusasutuse, mille «põhiülesanne on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu võimaldamine ja nende kasutamise korraldamine».
Selle paragrahvi teine punkt määratleb, et kokkuleppel omanikuga kogub rahvusarhiiv kultuuri- ja ajalooväärtusega eraõiguslikke dokumente, kui selleks on avalik huvi. Seaduse selgituses märgitakse, et taolised dokumendid ladestuvad ühiskonna kõigis valdkondades ja nende säilitamine on riigi huvides.
Seepärast aitab rahvusarhiiv jõudumööda korrastada, kirjeldada ja säilitada väärtuslikke eraõiguslikke dokumente, töö eest tasutakse riigieelarve kaudu. Seni on riik toetanud Eesti Evangeelse Luterliku Kiriku ja Eesti Apostlik-Õigeusu Kiriku arhiive, samuti president Lennart Meri arhiivi.
Vastav raamleping rahvusarhiivi ja konsistooriumi vahel sõlmiti 2005. aastal ja koostöö jätkub. 
Valmisolek üleminekuks
Kuigi ajaloo- ja kultuuriväärtusega dokumente talletaval eraarhiivil ei ole kohustust oma arhivaale rahvusarhiivile üle anda, on seaduse selgituses soovitus laiendada dokumentide korrastamisel ja säilitamisel arhiiviseaduses ja -eeskirjas sätestatud nõudeid. Vastavad juhised leiab rahvusarhiivi kodulehelt internetis.
Et uus seadus on koostatud silmas pidades üleminekut digitaalsele asjaajamisele, küsisin konsistooriumi sekretariaadi juhatajalt Ülle Keelelt, kas ja kuidas mõjutab kehtima hakkav seadus kiriku asjaajamist.
Digitaalset dokumendihaldussüsteemi kasutab kirikus talle teadaolevalt ainult konsistoorium ja OÜ Kiriku Varahaldus.
Sama dokumendihaldussüsteemi on konsistoorium pakkunud kasutamiseks ka teistele EELK asutustele, kuid siiani ei ole keegi neist süsteemiga liitunud. Ehkki selle kasutusele võtmine aitaks oluliselt kaasa igapäevase asjaajamise sujumisele, on peamiseks takistuseks olnud süsteemiga liitumise hind.
Praegu säilitatakse konsistooriumis ja OÜ Kiriku Varahalduses paberdokumentide kõrval digitaalselt viimase kolme aasta materjale.
Et vastav praktika puudub, ei oska keegi praegu veel öelda, kui kaua digitaalne teave säilib ja kuidas seda aastakümnete pärast kasutada saab. Seepärast soovitab rahvusarhiiv jätkuvalt olulise dokumentatsiooni välja printida ja säilitada ka paberkandjal.
Ehkki uus arhiiviseadus ei laiene kiriku arhiividele, juhindub konsistoorium digiarhiivi säilitamisel kindlasti rahvusarhiivi nõuannetest.
Rita Puidet

Avalikud arhiivid
Riigiarhiivis on 2011. aasta alguse seisuga hoiul 4925 fondi ja 3 426 109 säilikut. Riigiarhiivi kogud koosnevad ülekaalukalt paberdokumentidest, kuid on ka videoid, helisalvestusi ja fotosid ning kaks pärgamentdokumenti.
Filmiarhiivis säilitatakse üle 700 arhiivi ja 488 405 erinevat nimetust audiovisuaalseid arhivaale ehk üle 8,9 miljoni meetri filme, umbes 471 000 fotot, 14 000 helisalvestist ja 1530 videot.
Maa-arhiivid paiknevad Rakveres, Kuressaares, Tallinnas, Valgas, Haapsalus ja Tartus ning säilitavad peamiselt paberarhivaale, mis pärinevad alates 1944. aastast. Kogude suurused jäävad vahemikku paari­sajast tuhandest kuni 1,1 miljoni säilikuni.