Koguduste protokollide vormistamisest ja saatmisest

Alates 1. jaanuarist 2010 peavad kogudused saatma täiskogu, nõukogu ja juhatuse koosoleku protokolli ärakirja konsistooriumi (aluseks EELK kirikukogu 25. novembri 2009 otsus). Varem tuli osa protokolle saata konsistooriumi, osa praostkonda.
Protokolli ärakiri tuleb saata kahe nädala jooksul pärast koosoleku toimumist ja selle võib saata postiga (EELK Konsistoorium, Kiriku plats 3, 10130 Tallinn) või e-postiga (konsistoorium@eelk.ee), jagab koguduste vaimulikele ja juhatuste esimeestele selgitust konsistoorium sekretariaadi juhataja Ülle Keel protokolli õigest vormistamisest.
E-postiga saatmisel palutakse meeles pidada, et:
protokolli ärakiri saata konsistooriumi pärast seda, kui koosoleku juhataja ja protokollija on originaali allkirjastanud;
protokolliga koos tuleb saata kõik protokolli juurde kuuluvad lisad (eelarve, eelarve täitmise aruanne, majandusaasta aruanne, arengukava, revisjoniakt, valimistulemuste protokoll, leping jmt);
protokoll ja sinna juurde kuuluvad lisad vormistatakse eraldi dokumentidena ja oskuse korral salvestada need pdf-formaati;
ühe e-kirjaga saata ainult ühe koosoleku protokoll (koos lisadega);
kui protokoll kajastab muudatusi koguduse nõukogu või juhatuse koosseisus, peab see kandma koosoleku juhataja digiallkirja;
koosoleku protokollile tuleb lisada kaaskiri üksnes juhul, kui kogudus on langetanud otsuse, mis nõuab konsistooriumi luba või kooskõlastust ja kus on vaja koguduse juhtorgani otsust põhjendada, täpsustada ning esitada lisamaterjale.
Allikas: EELK Konsistoorium